Google Drive ist eines der Cloud-Laufwerke, das Google-Nutzern kostenlos zur Verfügung steht. Neben dem Speichern von Dateien in Google Cloud Storage können Sie auch verhindern, dass andere Benutzer auf Dateien zugreifen können. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Datei oder einen Ordner für einen Dritten freizugeben, kann die Datei einfach im entsprechenden Google Drive-Ordner gespeichert werden und der Zugriff kann dieser Person oder einer Gruppe gewährt werden. Was ist jedoch, wenn Sie einen gesamten Ordner für ein Team oder eine Familie freigeben, jedoch nicht einige wichtige oder private Dateien in diesem Ordner freigeben möchten. Eine Lösung besteht darin, diese Dateien insgesamt in einen anderen Ordner zu verschieben. Diese Lösung ist jedoch nicht durchführbar, wenn die Dateien systematisch angeordnet werden.
Die einfachste Lösung, um dies zu erreichen, besteht darin, verschiedene Versionen derselben Datei zu haben, ohne sie über Ordner zu verschieben. Lassen Sie uns nun die Problemumgehung sehen, mit der Sie eine Datei in Google Drive mit wenigen einfachen Schritten ausblenden können.
So blenden Sie eine Datei in Google Drive aus
Das Google-Laufwerk verfügt über eine Funktion namens " Versionen verwalten ", mit der Sie mehrere Versionen derselben Datei speichern können. Wenn Sie eine neue Version einer Datei hochladen, behält Google die alte Version dieser Datei automatisch für einen begrenzten Zeitraum. Wir werden diese Google Drive-Funktion in dieser Problemumgehung verwenden, um eine Datei aus dem Laufwerksordner auszublenden.
Laden Sie die Originaldatei hoch
Navigieren Sie zunächst über den Browser zum Google-Laufwerksordner, indem Sie den Google Drive Link öffnen. Melden Sie sich ggf. mit Ihrem Google-Nutzernamen und Ihrem Passwort an. Jetzt können Sie die Datei hochladen, die Sie für andere Mitglieder, die denselben Google Drive-Ordner oder dasselbe Konto verwenden, geheim halten möchten.
Wenn Sie den Upload abgeschlossen haben, können Sie die Datei im Google Drive-Ordner sehen. Wenn Sie diese Datei auf dem Laufwerk gespeichert haben, können Sie die zweite Datei so vorbereiten, dass Ihr Originaldokument ausgeblendet wird.
Verwenden Sie die Temp-Datei, um das Original auszublenden
Sie können eine beliebige Datei verwenden, um die Originaldatei auszublenden. Bilddateien erzeugen jedoch realistischere Miniaturansichten. Hier werden wir eine Bilddatei verwenden, um die Originaldatei, die Sie in Google Drive hochgeladen haben, auszublenden.
Fahren Sie nun mit Google Drive fort und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Originaldatei, und wählen Sie " Versionen verwalten " aus dem Einblendmenü. Wählen Sie „Neue Version hochladen“, um eine neue Datei über die ursprüngliche hochzuladen.
Nun, standardmäßig zeigt Google Drive die zuletzt hochgeladenen Dateien oben mit einer Miniaturansicht an. Nun zeigt Google die Miniaturansicht der Originaldatei mit der neuesten Version der Datei, die Sie kürzlich in den Ordner hochgeladen haben. Wenn die Person, mit der Sie den Ordner freigegeben haben, versucht, diese Datei zu öffnen, wird die Miniaturansicht des hochgeladenen Bildes angezeigt.
Ändern Sie den Dateinamen
Obwohl die Miniaturansicht ein Bild darstellt, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Dateierweiterung immer noch dieselbe ist. In diesem Beispiel behält Google Drive die alte Dateierweiterung nach dem Hochladen der Bilddatei bei.
Jetzt können Sie den Dateinamen und die Erweiterung in die aktualisierte Dateierweiterung ändern. Dies ist gut, um dem Benutzer den Eindruck zu vermitteln, dass diese Datei eine Bilddatei ist.
Nachdem Sie die neue Version hochgeladen haben, speichert Google die vorherige Version der Datei standardmäßig 30 Tage lang auf ihrem Server. Nach 30 Tagen wird die vorherige Version automatisch gelöscht. In diesem Fall müssen Sie die alte Version der Datei für immer aufbewahren. Sie können die Dateiversion manuell so einstellen, dass sie für immer erhalten bleibt.
Verfallszeitraum für Dateiversion ändern
Um fortzufahren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Versionen verwalten". Sie sehen die aktuelle und die vorherige Version der Datei. Klicken Sie nun auf die Option für drei vertikale Punkte und wählen Sie "Für immer behalten", um die vorherige Version der Datei für immer auf dem Google-Server zu speichern.
Wenn jemand versucht, auf das Google-Laufwerk zuzugreifen, wird das Image der Anlagen angezeigt. Die Originalversion der Datei wird nur angezeigt, wenn sie die Dateiversionen eingeholt haben.
Greifen Sie auf die Originaldatei zu
Wenn Sie die Originaldatei herunterladen möchten, können Sie die vorherige Version problemlos herunterladen. Gehen Sie einfach zu der Datei in Google Drive> Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und gehen Sie zu „Versionen verwalten“. Dort finden Sie Ihre alte Datei und klicken Sie auf Download.
Was passiert, wenn jemand versucht, zweimal auf die Datei zu klicken (Doppelklick)? In diesem Fall wird immer die neueste Version der Datei geöffnet, wodurch Ihre Daten vor unbefugter Verwendung geschützt werden.
Dateien in Google Drive ausblenden
Schützen Sie Ihre geheimen Dateien also vor anderen Benutzern, anstatt Ihre Dateien in verschiedenen Ordnern zu verbergen, indem Sie neue Versionen der Datei hochladen. Benennen Sie sie nach Ihrer Wahl um, damit die ursprünglichen vor anderen verborgen bleiben. Dies ist effektiv, wenn Sie mehrere Dateien in Google Drive haben. Wenn einer Ihrer Kollegen die Originaldatei sehen möchte, müssen Sie kein Kennwort mit ihnen teilen. Geben Sie einfach den Dateinamen frei und Sie können mit dieser Methode auf die Datei zugreifen. Da die Dateien für immer auf dem Google-Server gespeichert werden, können sie jederzeit für den persönlichen Gebrauch heruntergeladen werden.
Wie Sie wissen, ist dies keine kugelsichere Lösung zum Schutz Ihrer Dateien. Es gibt andere Lösungen wie Dateiverschlüsselung oder zip mit einem Kennwort zum Schutz der Datei. Dies ist jedoch eine einfache und schnelle Lösung, um eine Datei mit wenigen Schritten aus dem Google Drive-Ordner auszublenden.
